行政专员/行政助理
岗位职责
- 基础办公事务:负责日常文件的打印、复印、扫描与装订,完成各类行政文档的编号、分类、归档,确保文件随时可便捷查阅。定期统计办公用品使用情况,按时盘点库存,根据需求提交采购申请,跟进采购流程,在办公用品到货后进行验收、入库及分发,保障各部门物资充足。协调办公区域的日常清洁与绿化养护工作,监督办公设施设备运行,发现故障及时联系维修。
- 信息与数据管理:收集、整理考勤、费用报销等行政相关数据,运用 Excel 等工具进行统计分析并制作报表,为行政决策提供数据支撑。通过邮件、内部通讯软件等渠道及时发布公司内部通知、公告,确保员工知悉公司各项行政规定与工作安排。
- 会议与活动支持:协助筹备公司各类会议,布置会议场地,准备会议物资,如饮用水、会议资料等,会议期间提供茶水续杯等服务。参与公司团建、年会等行政活动,从前期调研、场地选址,到现场布置、人员引导等环节提供全方位支持,保障活动顺利开展。
- 其他行政事务:热情接待来访客户、合作伙伴及其他访客,询问来访事由并引导至相应部门或人员处,必要时提供茶水服务,展现公司良好形象。协助行政专员监督公司行政制度执行情况,如考勤制度、办公秩序规定等,对违规行为进行记录并及时反馈。
任职要求
- 学历与专业:中专及以上学历,行政管理、工商管理等相关专业优先。
- 技能要求:熟练使用 Office 办公软件,尤其是 Excel 的数据处理与分析功能;具备良好的文字表达能力和沟通能力。
- 经验要求:有行政相关实习或工作经验者优先考虑。
- 个人素质:工作认真负责,细心耐心,具备较强的服务意识和团队协作精神,能够灵活应对各类行政事务。